南京理工大学国内会议经费管理办法(暂行) 南理工财〔2016〕372号
来源: 更新时间: 2016-09-23 点击: 886







南理工财2016〕372号



关于印发《南京理工大学国内会议经费管理办法(暂行)》的通知


各单位:

为了规范学校会议费管理,保障会议经费收支的合规性与合理性,根据《中央和国家机关会议费管理办法》(财行〔2016214号)、《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔201650号)等相关文件精神,结合学校实际,制定本办法,现予以印发,请遵照执行。

特此通知。



南京理工大学

2016831



南京理工大学国内会议经费管理办法(暂行)

第一章总则

第一条 为规范学校会议费管理,保障会议经费收支的合规性与合理性,根据《中央和国家机关会议费管理办法》(财行2016214号)、《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔201650号)等相关文件精神,按照精简高效、厉行节约原则,结合学校实际,制定本办法。

第二条本办法适用于学校各教学科研机构、机关和直属单位(以下简称“各单位”)举办(含主办、承办)的国内各类会议、论坛,包括国内学术会议和管理会议所涉及的经费事项。

国内学术会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

国内管理会议是指除国内学术会议之外的其他国内会议。

第三条会议费使用和管理职责如下:

会议举办者是会议费的直接负责人,对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,依法、据实报销会议费。

各二级单位对使用本单位经费举办的会议承担审批和监管责任。各单位应认真落实会议费管理办法,加强政策宣传,督促办会人员合理、合规报销会议费。

财务处负责会议费的会计核算和财务管理,制定和完善学校会议费管理办法,依据有关财经法律法规、会议费管理办法和二级单位审批结果,实施会议费报销管理和服务。

第二章 会议审批与管理

第四条各单位应建立健全会议审批管理制度,依据会议类型和实际情况,确定会议数量、会期、规模、地点和方式,注重会议质量,提高会议效率。

第五条 各单位举办的国内学术会议次数、天数、参会人数、特邀代表人数等应按照学术活动实际情况确定。国内管理会议会期一般不得超过2天,会议报到和离开时间合计不得超过1天,参会人数原则上控制150以内。

第六条各单位举办国内会议应编制会议费预算表(附件),学校层面组织召开的各类会议由承办单位领导审核并报分管(联系)校领导批准;各单位(含科研项目组)组织召开的各类会议,由各单位领导审批。会议费预算需列明会议名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等。

第七条  各单位召开国内会议应当选择适当的会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。

第八条 国内会议应优先安排在学校内部场馆召开。因工作需要必须在校外召开的,国内会议原则上应安排在各地区会议定点场所。

第九条 参会人员以本地为主(超过50%为本地人员)的会议原则上应在本地召开,不得到国家明令禁止的风景名胜区召开会议。除必须住会的情况外,会议召开地代表原则上不安排住宿。

第十条各单位举办的国内会议应有可靠的经费来源,并做到收支平衡。

对于全部使用财政拨款举办的国内会议,不得再向参会人员收取费用。

对于使用多种资金渠道举办的国内会议,按照成本补偿的原则,各单位可以适当向参会人员收取会议费。

对于有赞助收入的国内会议,应与赞助方签订赞助协议明确双方的权利和责任。

第三章 会议支出与报销

第十一条 国内会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下:

单位:/.

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合 计

国内学术会议

400

150

100

650

国内管理会议

340

130

80

550

(一)综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具等。

(二)各类会议应按照定额控制标准执行,超支部分不予报销。如有特殊情况,应在申报会议预算中予以披露。

(三)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。

(四)会议费综合定额标准根据物价等因素进行动态调整。

第十二条下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额,从相应的支出科目中据实列支:

(一)会议代表旅费。对确因工作需要,特邀专家、学者和有关人员参加会议发生的城市间交通费,可在会议费等费用中报销。

(二)参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要,可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、劳务费等。

(三)学术会议论文出版费等其他支出按照实际据实列支。

第十三条会议费报销(含校内转账)时提供:

(一)会议通知(包含会议议程);

(二)经审批的会议费用支出预(决)算表(学校层面组织召开的各类会议由承办单位领导审核并报分管(联系)校领导批准;各单位(含科研项目组)组织召开的各类会议,由各单位领导审批)

(三)实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供参会人员名单、联系方式等);

(四)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据(需票据开具单位签字盖章确认)、电子结算单、委托协议(合同)等资料;

第十四条会议报销应按会议费预算执行。如实际支出超出预算,须在会议费报销单的特殊事项中予以说明,经审批同意后方可报销。

会议费支出必须实报实销、据实列支,原则上采取银行转账或公务卡支付等非现金方式结算。

第十五条较大规模会议可委托具有相应资质的会议公司开展会议服务并收取注册费、会务费,应签订合同并按合同据实结算会议收支,会议收支结算表作为会议支出报销凭据。会议费在规定标准内报销。

第四章 监督检查

第十六条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。

第十七条  各单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理,对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理,自觉接受学校等有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。

第十八条 各单位应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部进行公示。

第十九条 学校纪检监察、审计等部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:

(一)单位会议审批制度是否健全,会议活动是否按规定履行审批手续;

(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;

(三)会议费报销手续是否符合规定;

(四)会议费管理和使用的其他情况。

对发现问题的单位,由学校纪检监察、审计等部门责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人,按学校相关规定处理。

第二十条 会议举办人员违反本办法规定,有下列行为之一的,依照学校相关规定追究相关人员的责任。涉嫌违法的,移送司法机关处理。

(一)预存、套取会议费设立“小金库”的;

(二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;

(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

(四)违规报销与会议无关费用的;

(五)其他违反本办法规定的。

第五章附则

第二十一条 会议各项收入应上交学校统一管理,专款专用。

第二十二条 国际会议的会议费管理按照国家相关规定执行。

第二十三条 本办法由财务处负责解释。

第二十四条本办法自91日起执行。



附件:南京理工大学会议费用支出预(决)算表.xlsx

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